BPO financeiro: o que está incluído e como comparar propostas

Entenda qual rotina você pretende organizar

BPO financeiro é a terceirização de atividades da rotina financeira, dentro do que for contratado. O escopo pode envolver organização de contas a pagar e receber, conferências e relatórios gerenciais. Não presuma que todos os fornecedores executam as mesmas tarefas.

Liste primeiro o trabalho existente. Identifique quantas contas são utilizadas, como chegam os documentos, como ocorrem as cobranças e quem decide os pagamentos. Esse levantamento ajuda a discutir uma proposta compatível com a empresa.

Confira o escopo atividade por atividade

• Recebimento e organização dos documentos.
• Registro e acompanhamento de contas a pagar e receber.
• Conferência das movimentações e identificação de diferenças.
• Preparação das informações de fluxo de caixa.
• Relatórios e rotina de apresentação das informações.
• Comunicação de pendências e responsabilidades por correção.

Use a lista como referência de comparação, não como uma relação de itens obrigatoriamente incluídos em qualquer serviço. Emissão de documentos, cobrança, sistemas e atividades adicionais devem constar expressamente da proposta quando fizerem parte da entrega.

Defina quem registra, quem confere e quem aprova

A contratação precisa deixar claras as responsabilidades da empresa e do prestador. Defina quais documentos serão fornecidos, em qual prazo e como serão tratadas as informações incompletas. Atrasos no envio de dados afetam a atualização dos controles.

Combine permissões de acesso e fluxo de aprovação antes do início da operação. A rotina deve permitir que a empresa acompanhe os pagamentos e saiba quem executou cada atividade prevista. Não entregue credenciais ou autonomia sem entender como o processo foi organizado.

O que influencia o preço da proposta

O volume de movimentações, as contas e sistemas envolvidos, a qualidade dos registros iniciais e as atividades incluídas influenciam o trabalho necessário. Por isso, a empresa deve comparar o escopo e os limites de atendimento junto da mensalidade.

Perguntas para fazer antes de contratar

Como ocorre a implantação? Quem organiza o histórico? Qual sistema será utilizado? O que acontece quando o volume muda? Quais relatórios são entregues e com que informações? Como as pendências são comunicadas? O que continua sob responsabilidade da empresa?

Também esclareça a relação com a contabilidade. Rotina financeira e obrigações contábeis ou fiscais têm escopos próprios; a troca de informações entre os responsáveis deve ser combinada. Um contrato de BPO não significa que qualquer serviço contábil esteja automaticamente incluído.

Quando conversar com a Avantte

A conversa é indicada quando a empresa precisa organizar o financeiro e quer avaliar quais atividades devem ser apoiadas externamente. A Avantte analisa a rotina para definir escopo, responsabilidades e acompanhamento. A proposta deve deixar compreensível o que será feito e quais informações a empresa precisa fornecer.